Воспроизводимость операций в системе менеджмента бережливого производства

Повторяемость операций во времени обеспечивает необходимые условия получения постоянных характеристик качества, объемов, сроков и стоимости продукции, работ, услуг в организации. Поток создания ценности для потребителя на уровне операций состоит из элементарных единиц потока - действий, создающих и не создающих ценность для потребителя.

Группируя действия по функциональному признаку организация может осуществлять воздействие на группы действий и действия в отдельности. Группы действий между собой, связанные общим смыслом, могут образовывать операции. Операции являются учетными единицами потока создания ценности для потребителей.

Основная задача воспроизводимости операции в процессе системы менеджмента бережливого производства обеспечить в управляемых условиях выпуск продукции с необходимой операционной эффективностью, обладая для этого всеми необходимыми ресурсами, которые в момент преобразования ценности для потребителя имеют характер и свойства ресурсных потоков.

Это важно, что именно ресурсные потоки, а не ресурсы работник переносит в ценность для потребителя, обеспечивая должную производительность труда на операции. Способность работника преобразовывать ресурсные потоки в ценность для потребителя за установленное время есть операционная эффективность.

Существуют различные подходы к расчету производительности труда работника. Например, производительность труда считают как отношение выручки организации к количеству человек, обеспечивающих появление этой выручки. Получается, что повысить производительность труда очень просто, например, сократив работников.

Однако для целей обеспечения воспроизводимости операций в процессах системы менеджмента бережливого производства рекомендуется рассчитывать производительность операций и привязывать производительность труда не в целом к коллективу, а к конкретной операции.

Расчет организация может осуществлять в каждом рабочем пространстве. В системе менеджмента бережливого производства необходимо обосабливать рабочие места и рабочие пространства, в том числе, для целей расчета производительности труда, а также, возможности применения инструмента бережливого производства - 5С: Организация рабочего пространства.

Правилами эффективной работы в организации работники "открепляются" от своих рабочих мест и осуществляют свои функции согласно полученным компетенциям в различных рабочих пространствах, на разных рабочих местах. Тем самым обеспечивается ротация работников, взаимозаменяемость человеческого ресурса, получение работниками дополнительных компетенций, унификация материально-информационных ресурсов для выполнения функций.

Иными словами, на какую бы операцию работник в течение смены был бы не определен, у него всегда для выполнения функции будет все необходимое. Нужно для этого решить задачу определения выполняемых операций на определенных рабочих местах и рабочих пространствах участков. Да, в структуре помещений выделяют рабочие участки (можно просто, - участки), рабочие пространства и рабочие места.

В системе менеджмента бережливого производства применяют инструменты бережливого производства для целей проектирования и разработки продукции, услуг, процессов и для формирования требуемых характеристик потока создания ценности для потребителя согласно пунктам 8.3.1. и 8.5.2   национального стандарта ГОСТ Р 56404-2021 "Бережливое производство. Требования к системам менеджмента".

К неосновным инструментам бережливого производства следует относить инструменты нормирования и хронометража. К основным инструментам относится инструмент "Стандартизация". Именно эти инструменты, обычно, необходимы организации для обеспечения воспроизводимости операций и отображения результатов в документации.

Задачами работников, выполняющих операции под управлением системы менеджмента являются анализ производственной системы, в части операций, входящих в состав потоков создания ценности для потребителей, являются корректировка с применением основных и неосновных инструментов бережливого производства характеристик операций (групп действий), определение лучших практик на операциях, подача предложений по улучшением, как следствие применения инструмента бережливого производства "Кайдзен-предложения".

Стоит отметить необходимость наличия документации для обеспечения воспроизводимости операций. Документация для обеспечения воспроизводимости операций называется - стандартными операционными картами. Организации привыкли называть указанную документацию по-другому, однако по смыслу можно всегда сепарировать подобные документы от остальных.

Документация в системе менеджмента бережливого производства разделяется на два вида: документированную информацию и стандартные операционные карты. В составе любого вида документации имеются процедуры. В отношении воспроизводимости операций стандартные операционные карты содержат в себе стандартные операционные процедуры.

Стандартные операционные процедуры создаются исходя из проведенных работником или группой работников действий с применением инструментов бережливого производства, таких как, нормирование, хронометраж и стандартизация. Все инструменты должны применяться в строго определенной последовательности.

По результатам оптимизации операций обычно в организациях составляются стандартные операционные процедуры, которые включаются в состав (сборники) стандартных операционных карт, которые в обязательном порядке применяются работниками с целью обеспечения воспроизводимости операций.

В случае, если операция и ее характеристики удовлетворяют требованиям потребителей, то такую операцию можно считать лучшей практикой на операции. Строго говоря, организации сами вправе определить, что они будут называть лучшими практиками. Количество лучших практик свидетельствует о систематической работе организации над улучшениями операций.

Нормирование определяет состав и последовательность операций. Производственные операции в крупных организациях обычно нормируются, результаты согласовываются с заказчиком, правда согласованные характеристики не всегда соответствуют реальным производственным действиям работников. Нормирование в бережливом производстве предназначено для приведения операции в соответствии с реальными осуществляемыми действиями на операции.

Хронометраж обеспечивает фиксирование во времени выполняемого состава и последовательности операций, сопоставление полученной информации со сроками необходимыми потребителю. Основным потребителем в организации являются внутренние потребители, работники, которые ожидают результаты с предшествующих операций для добавления ценности на своих операциях и передачи результатов на последующие операции в потоке создания ценности для потребителя.

Среди своих потребителей организация может работать эффективно и предсказуемо исключительно с внутренним потребителем, - работниками организации. Внешние потребители, - заказчики устанавливают требования к качеству, объемам, срокам и стоимости продукции, услуги, обеспечивают, в случае необходимости, контроль разработки, производства продукции, оказания услуг.

Ключевую роль в формировании воспроизводимости процессов играет сам процесс системы менеджмента бережливого производства, который обеспечивает установление управляемых условий, воспроизводимости операций, наличия необходимых компетенций работников для результативного и эффективного функционирования процесса.

Владелец процесса является основным лицом, отвечающим за бесперебойное обеспечение процесса необходимыми ресурсами, истребуемыми у высшего руководства организации для реализации потока создания ценности для потребителя. Следует отметить, что работу процесса обеспечивают не только стандартные операционные карты, но и документированная информация, обеспечивающая работу процесса.

Порядок работы по обеспечению воспроизводимости операций необходимо начинать с исследования требований процессов поставщиков и процессов потребителей, и заканчивать исследование выяснением требований внутренних потребителей процесса - работников, осуществляющих свою деятельность под управлением системы менеджмента бережливого производства внутри процесса.

Исследование групп действий и операций может осуществляться с применением индивидуальных и коллективных практик. Внутри процесса владельцем на основании приказа (указания) может быть собрана межфункциональная или полипрофессиональная группа, постоянная или временная, для приведения характеристик операций с применением инструментов бережливого производства, таких как, нормирование и хронометраж в соответствие с требованиями потребителей.

В случае если рабочей группе необходимо взаимодействовать с соседними процессами или с представителями высшего руководства или организаций заказчиков, то обычно создаются межфункциональные группы, которые наделяются необходимыми полномочиями для выполнения подобной работы. В любых других случаях целесообразно создавать полипрофессиональную группу.

Все действия рабочей группы подлежат протоколированию, на основании результатов работы группы в соответствии с содержанием протоколов должен быть составлен отчет рабочей группы. Внимание! Действия по составлению отчетных документов являются частью стандартных операционных процедур и документированных процедур. Все протоколы и отчеты могут быть положены в основу рассмотрения действий в соответствии с подпунктом "в" пункта 7.1.6 национального стандарта ГОСТ Р 56404-2021 "Бережливое производство. Требования к системам менеджмента".

Знания организации должны содержать информацию о результатах улучшения процессов и его составляющих, знания и выводы, полученные из опыта успешных и неудачных проектов внутри организации. При этом, знания организации должны быть доступных работникам для ознакомления и быть основой деятельности по улучшению системы менеджмента бережливого производства, производственной системы и потоков создания ценности, которые эту производственную систему составляют.

При работе с оптимизацией операций и групп операций следует делать акцент на выравнивание потоков создания ценности, в процессе или смежных процессах, синхронизацию потоков создания ценности, улучшение характеристик информационных и материальных потоков. После синхронизации и улучшения информационных и материальных потоков с применением воспроизводимости операций в процессах необходимо зафиксировать соответствующую требованиям потребителей работу процессов системы менеджмента бережливого производства.

В рабочие группы необходимо включать специалистов с компетенциями на ведение протоколов, нормированию и хронометражу операций, стандартизации работы. а также специалистов по написанию стандартов и инструкций. Воспроизводимость операций должна составлять основу расчета производительности труда работников, возможности установления средств мониторинга и измерения, фиксирования данных со средств мониторинга и измерений, повышения операционной эффективности.

Автор статьи:
Эксперт по системам
менеджмента, Бизнес-аналитик
Николай Харитонов

Ключевые слова: операционная эффективность, воспроизводимость операций, производственная система, потоки создания ценности, бережливое производства, эффективность деятельности, нормирование, хронометраж, стандартизация, знания организации, деятельность по улучшению, управление организацией, процесс, управляемые условия, компетенции работников, ресурсы организации, рабочие группы.